De juiste virtuele dataroom kiezen is belangrijk als je veilig documenten wilt kunnen delen. Bijvoorbeeld bij een overname van je bedrijf, due diligence of als je samenwerkt met nieuwe investeerders. Maar wat is een virtual dataroom eigenlijk?
Wat is een virtual dataroom
Bedrijven moeten belangrijke documenten delen, zoals contracten of financiële rapporten. Je wilt niet dat ze zomaar rondzwerven in e-mails of ergens op een onbeveiligde server belanden. Daar komt een virtuele dataroom (VDR) van pas. Dit is een veilige online kluis waar bedrijven hun gevoelige bestanden opslaan en delen. Handig als je van plan bent om een overname te regelen, investeerders zoekt of een audit moet laten doen.
Maar waarom is een digitale dataroom beter dan gewone cloudopslag? Bij een virtuele dataroom bepaal je zelf precies wie wat mag zien. Met end-to-end encryptie, watermerken en toegangsrechten zorg je ervoor dat alleen de juiste mensen bij de documenten kunnen. Wil je niet dat iemand iets downloadt of print? Dan stel je dat gewoon in. Zo hou je de controle en voorkom je dat vertrouwelijke informatie op plekken terechtkomt waar het niet hoort.
De beste virtuele datarooms in Nederland
Als je gevoelige documenten moet delen, wil je dat natuurlijk zo veilig mogelijk doen. Een secure data room is dan de beste keuze. Maar welke opties zijn er? We hebben de beste virtuele datarooms voor je op een rijtje gezet:
Vergelijk Populaire Dataroom Providers
iDeals
iDeals is een toonaangevende VDR-oplossing, speciaal ontworpen voor M&A, due diligence en kapitaalverhogingen. De interface is intuïtief, en functies zoals dynamische watermerken, granular toegangscontrole en AI-aangedreven documentbeheer maken het platform aantrekkelijk voor complexe transacties.
Prijs: Op aanvraag
Datasite
Datasite is een robuust platform gericht op enterprise-niveau M&A-processen. Met intelligente documentherkenning, geautomatiseerde rapportages en wereldwijde compliance is het ideaal voor financiële instellingen en advocatenkantoren die complexe dealstructuren beheren.
Prijs: Op aanvraag
Digify
Digify is een kosteneffectieve en eenvoudige oplossing voor kleine bedrijven en startups. Het biedt essentiële beveiligingsfuncties zoals tracking, toegangsintrekking en encryptie zonder de complexiteit van grotere platforms.
Prijs: Vanaf €96 p/m
Intralinks
Intralinks is ideaal voor internationale deals waar uitgebreide rechtenbeheer en naleving van regelgeving essentieel zijn. De auto-indexing tools en deal-marketingfunctionaliteiten helpen bij het stroomlijnen van het M&A-traject.
Prijs: Op aanvraag
Citrix
Citrix ShareFile biedt een vertrouwde en veilige documentopslagoplossing met volledige integratie van Microsoft 365 en Google Drive. Bedrijven waarderen de eenvoudige interface en automatische versleuteling van bestanden.
Prijs: Vanaf €50 p/m
Drooms
Drooms richt zich op vastgoed- en juridische deals in Europa. Met OCR-zoekfunctionaliteit, risicomanagementtools en realtime documentlabeling versnelt het de besluitvorming tijdens transacties.
Prijs: €700 setup + maandelijkse kosten
SecureDocs
SecureDocs biedt een snelle setup, vaste prijsstelling en essentiële functies voor beveiliging en rapportage. Ideaal voor groeiende bedrijven die betrouwbare documentcontrole nodig hebben.
Prijs: Vanaf €250 p/m
Ansarada
Ansarada biedt AI-gestuurde workflows, deal readiness scorecards en realtime inzichten voor M&A-teams. Het platform ondersteunt besluitvorming en compliance bij elke stap van de transactie.
Prijs: Vanaf €499 p/m
Firmex
Firmex is een betrouwbare keuze voor due diligence en juridische projecten. Het biedt 24/7 ondersteuning, gebruiksvriendelijke Q&A en flexibele abonnementen die gepauzeerd kunnen worden.
Prijs: Op aanvraag
Voor wie zijn virtuele dataroom providers bedoeld?
Een virtual datroom is een extreem veilige online kluis waarin je documenten opslaat en deelt, maar dan met volledige controle. Alleen geautoriseerde mensen kunnen bij de bestanden en je bepaalt precies wie wat mag doen, bekijken, downloaden of bewerken. Dit is vooral handig voor bedrijven in de juridische sector, financiële wereld en vastgoed, waar vertrouwelijke informatie dagelijkse kost is.
Grote, maar ook kleine bedrijven hebben hier baat bij. Startups gebruiken virtual datarooms bijvoorbeeld voor het delen van contracten met investeerders en het opslaan van de benodigde juridische documenten.
Waarvoor kun je een virtuele dataroom gebruiken?
Je kent het vast: je moet documenten delen met klanten, investeerders of zakenpartners, maar je wilt niet dat deze gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Een e-mail met een bijlage is veel te onveilig en gedeelde mappen raken al snel onoverzichtelijk. Daar komt een secure data room om de hoek kijken. Hiermee zet je alles op één centrale, goed beveiligde plek en bepaal je precies wie wat mag zien. Maar waarvoor gebruik je zo’n secure data room precies?
Overnames en fusies
Ben je van plan je bedrijf te verkopen? Of ga je binnenkort fuseren met een ander bedrijf? Dan moeten geïnteresseerde kopers inzicht kunnen krijgen in je financiën, contracten en andere vertrouwelijke documenten. Gebruik daarom een virtuele dataroom, zodat je alles op dezelfde plek kunt verzamelen en precies kunt zien wie de documenten heeft ontvangen en bekeken. Hiermee voorkom je dat gevoelige informatie bij de verkeerde persoon komt. Dit proces wordt ook wel M&A genoemd. Lees ook eens onze pagina over datarooms voor M&A.
Investeerders aantrekken
Zoek je investeerders om je bedrijf te laten groeien? Dan willen zij eerst inzicht krijgen in je cijfers, plannen en strategie. Met een online dataroom deel je alles overzichtelijk, zonder eindeloos bestanden heen en weer te mailen. Je bepaalt wie toegang heeft en je kunt zelfs bijhouden welke investeerders de documenten echt doornemen. Zo weet je precies wie serieus geïnteresseerd is. Investeerders en bedrijven gebruiken de virtuele dataroom providers ook voor due diligence. Wil je meer weten over hoe virtuele datarooms kunnen helpen bij due diligence? Lees dan onze pagina over due diligence datarooms.
Juridische documenten beheren
Ook als je veel werkt met contracten en vertrouwelijke gegevens, is een VDR een slimme keuze. Denk aan advocaten of bedrijven die documenten moeten delen met collega’s of externe partijen. Zo loop je geen risico dat gevoelige bestanden zomaar in iemands inbox belanden.
Samenwerken in teams
Werk je met collega’s op verschillende locaties of met externe partners? Dan is een secure data room ideaal. Iedereen werkt met dezelfde up-to-date documenten, zonder verwarring over versies of onoverzichtelijke e-mails. Alles blijft beveiligd en goed georganiseerd, wat een hoop gedoe scheelt.
Vastgoedtransacties
Als je een pand verkoopt of financiert, moeten makelaars, banken en kopers toegang krijgen tot allerlei documenten. Met veilige dataroom oplossingen houd je alles overzichtelijk op één plek en bepaal je wie welke informatie mag inzien. Zo verloopt het hele proces soepeler en veiliger.
Welke bedrijven gebruiken virtuele dataroom providers?
Je werkt met belangrijke documenten die je niet zomaar overal wilt rond laten slingeren. Misschien ben je bezig met een grote deal, zoek je investeerders of deel je gevoelige info met klanten. Hoe zorg je ervoor dat die documenten alleen in de juiste handen terechtkomen? Dat is waar een virtuele dataroom (VDR) om de hoek komt kijken. Maar in welke sectoren wordt zo’n digitale kluis eigenlijk het meest gebruikt?
Technologie
In de techwereld draait alles om innovatie. Startups, softwarebedrijven en IT-consultants werken continu aan nieuwe ideeën en producten. Denk aan nieuwe apps, software of zelfs geheime technologieën die nog niemand kent. Je wilt natuurlijk niet dat concurrenten ermee aan de haal gaan.
Je bepaalt met een VDR precies wie toegang heeft tot gevoelige bestanden, zoals broncodes en gegevens van onderzoeken. Het is makkelijk om veilig samen te werken met investeerders en partners, zonder dat je bang hoeft te zijn voor datalekken.
Juridische sector
In de juridische sector wordt er vaak gebruikgemaakt van belangrijke documenten. Denk aan contracten, rechtszaken, overeenkomsten. Dit zijn papieren die je niet zomaar per e-mail wilt versturen. Een kleine fout kan grote gevolgen hebben.
Vastgoed
Mensen die in vastgoed handelen, krijgen dagelijks te maken met belangrijke en gevoelige bestanden. Koopcontracten, huurovereenkomsten, vergunningen. Bij grote vastgoedtransacties hebben makelaars, investeerders en notarissen toegang nodig tot dezelfde documenten. Met een VDR komt alles op een centrale plek te staan, en kunnen alleen de juiste mensen dit bekijken.
Financiële sector
Banken, investeerders en financiële adviseurs werken met gigantische hoeveelheden vertrouwelijke informatie. Denk aan klantgegevens, grote transacties en audits. Als zo’n document in verkeerde handen valt, kan dat enorme gevolgen hebben. Dat is precies waarom bedrijven in de financiële sector een VDR gebruiken om veilig te kunnen werken.
Hoe kies je de juiste virtuele dataroom?
Nu je weet hoe verschillende sectoren een VDR gebruiken, vraag je je misschien af: hoe kies ik de juiste? Dat hangt ervan af wat je nodig hebt. Werk je met juridische documenten, financiële analyses of medische dossiers?
Kijk naar de beveiligingsopties, het gebruiksgemak en of de software voldoet aan de regelgeving van jouw sector. Wil je bijvoorbeeld extra encryptie of een eenvoudige interface waarmee je snel documenten kunt vinden? Het is slim om eerst te bedenken welke functies voor jou het belangrijkst zijn. Dus waar moet je op letten bij het kiezen van de beste virtuele dataroom software?
Waar moet je op letten bij een VDR?
Niet elke VDR is hetzelfde. Sommige zijn gemaakt voor grote bedrijven en fusies, terwijl andere juist simpeler zijn en beter passen bij startups. Maar waar moet je precies op letten als je er een kiest?
Veiligheid: Je gevoelige documenten moeten ten allen tijde beschermd zijn. Kies daarom een VDR met sterke beveiliging, zoals end-to-end encryptie, tweefactorauthenticatie en watermerken. Maar ook certificeringen, zoals het ISO 27001 en SOC 2 geven aan dat de VDR je gegevens goed zal beveiligen. De beste datarooms zullen aan die eisen moeten voldoen.
Gemakkelijk te gebruiken: Niet iedereen in je bedrijf is even handig met het leren van nieuwe programma’s. Een virtual dataroom moet daarom makkelijk te gebruiken zijn voor iedereen. Het liefst kies je een dataroom die overzichtelijk en eenvoudig is.
Toegangsbeheer: Wie mag wat zien, downloaden of bewerken? Je wilt volledige controle houden over wie bij welke documenten kan. Een VDR met duidelijke toegangsinstellingen en een logboek van alle activiteiten is dan ideaal.
Samenwerkingsopties: Werk je met mensen op afstand of deel je documenten met externe partijen? Dan is het handig als de VDR functies heeft zoals real-time tracking, een Q&A-systeem en de mogelijkheid om notities toe te voegen.
Compatibiliteit: Je wilt niet vastzitten aan een digitale dataroom die alleen op bepaalde apparaten werkt. Kies er een die goed samenwerkt met andere tools, zoals Office 365, Google Drive of CRM-systemen.
Hoe vergelijk je prijzen en functies van virtuele dataroom providers?
VDR providers hebben verschillende prijsmodellen. Sommige werken met een vast maandbedrag, terwijl andere kosten rekenen per gebruiker, opslagruimte of per transactie. Hoe zorg je dat je niet te veel betaalt?
Gratis proefversies en demo’s: Veel aanbieders laten hun digitale dataroom gratis uitproberen. Maak daar gebruik van! Zo weet je zeker dat de software aansluit bij wat jij nodig hebt.
Functies versus prijs: Ga niet alleen voor de goedkoopste optie. Soms is een iets duurdere VDR een betere keuze, omdat je meer functies krijgt, betere beveiliging hebt of betere support. Dat kan op de lange termijn juist voordeliger zijn.
Schaalbaarheid: Verwacht je dat je bedrijf gaat groeien? Dan is het slim om een VDR te kiezen die eenvoudig kan meegroeien, zonder dat de kosten opeens de pan uit rijzen.
Door deze checklist te volgen, kies je de beste dataroom voor uw zaak, die veilige bescherming heeft.
Waarom heeft jouw bedrijf een virtual dataroom nodig?
Bijna elk bedrijf werkt weleens met gevoelige data. Deze moet gedeeld worden met klanten, collega’s of investeerders. Je wilt natuurlijk niet dat iemand in je team per ongeluk het verkeerde bestand opent. Dat is precies waarom VDR’s zijn ontworpen. Maar wat maakt een VDR zo handig?
Je documenten zijn altijd veilig
Je wilt niet dat je bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen. Met virtual data room software hoef je je daar geen zorgen over te maken. Al je documenten worden versleuteld opgeslagen en je bepaalt zelf wie toegang krijgt. Wil je dat iemand een bestand alleen kan bekijken, maar niet kan downloaden of printen? Dat stel je gewoon in. Extra beveiliging, zoals tweefactorauthenticatie en watermerken, zorgt ervoor dat je documenten niet zomaar verspreid worden. Zo heb je altijd veilige toegang tot bedrijfsdata.
Geen gedoe met e-mails en losse documenten
Hoe vaak ben je al eens een belangrijk document kwijtgeraakt in je mailbox? Of had je drie verschillende versies van een contract en wist je niet meer welke de juiste was? Met een VDR staat alles netjes op één plek. Iedereen werkt met de meest recente bestanden en je hoeft nooit meer eindeloos te zoeken in e-mails of mappen. Dat scheelt een hoop tijd en voorkomt fouten.
Makkelijk samenwerken, ook op afstand
Heb je collega’s die op verschillende locaties werken? Of deel je documenten met externe partijen? Dan is een digitale dataroom erg praktisch. Het team kan veilig bestanden bekijken en bewerken zonder dat het gedownload hoeft te worden. Dat maakt het hele proces een stuk sneller en overzichtelijker.
Bespaart tijd en geld
Je staat er misschien niet bij stil, maar het organiseren en delen van documenten kost veel tijd. Met een VDR gaat alles sneller: je hoeft geen papieren kopieën meer te printen of per post te versturen. Dit bespaart niet alleen papierwerk, maar ook geld. Bovendien voorkom je dure fouten en datalekken, waardoor je geen juridische problemen krijgt.
Je houdt altijd controle
Je wilt weten wie je documenten bekijkt, wanneer en hoe lang. De top VDR providers geven je dat inzicht. Je ziet precies wie toegang heeft gehad en wat er met een bestand is gedaan. Dat is niet alleen handig, maar ook belangrijk om te voldoen aan wetgeving zoals de AVG (GDPR).
Zo zet je een data room op in 5 eenvoudige stappen
Je hebt belangrijke documenten die je veilig wilt opslaan en delen. Misschien werk je aan een grote deal, zoek je investeerders of moet je gevoelige contracten beheren. Wat je niet wilt, is dat die documenten overal rondslingeren of per ongeluk in de verkeerde handen vallen. Een virtuele dataroom helpt je om alles netjes en beveiligd te organiseren. Maar hoe pak je dat aan? Met deze stappen zorg je ervoor dat je VDR goed is ingericht en makkelijk te gebruiken is. Zo kun je een dataroom opzetten:
Stap 1: Bepaal jouw zakelijke behoeften
De eerste stap is simpel: waarvoor ga je de dataroom gebruiken? Heb je een veilige plek nodig voor een M&A-proces, waarbij je gevoelige documenten deelt met kopers? Of zoek je dataroom diensten voor juridische transacties, het aantrekken van investeerders, een audit of misschien een beursgang? Welke bestanden ga je delen? Moet de digitale dataroom gekoppeld worden aan je CRM? En hoe streng wil je de beveiliging instellen? Elke situatie vraagt om net iets andere functies. Als je dit van tevoren duidelijk hebt, voorkom je dat je later tegen beperkingen aanloopt en gedoe krijgt met overstappen.
Stap 2: Vergelijk verschillende aanbieders
Niet elke VDR is hetzelfde. De ene virtual dataroom heeft geavanceerde AI-tools en automatische documentherkenning, terwijl de andere juist wat algemener en eenvoudig werkt. Wat past het beste bij jou en je bedrijf? Laat je VDR vergelijken op basis van de functies, prijzen en beveiliging met onze tabel. Je kunt indien nodig ook een gratis proefperiode of demo aanvragen bij veel virtuele dataroom providers. Zo kun je testen of de VDR echt handig werkt voordat je eraan vastzit.
Stap 3: Zorg dat je beveiliging op orde is
Beveiliging is misschien wel het belangrijkste als je vertrouwelijke documenten beheert. Je wilt niet dat iemand zonder toestemming bij je bestanden kan. Kies daarom een VDR met sterke versleuteling (bijvoorbeeld 256-bit encryptie) en tweefactorauthenticatie. Bepaal per gebruiker wat ze wel en niet mogen doen: mogen ze bestanden alleen bekijken, of ook downloaden en bewerken? Watermerken helpen om ongewenste verspreiding te voorkomen, en met een audit log kun je precies zien wie wanneer welk document heeft geopend. Een virtuele dataroom moet ook voldoen aan internationale veiligheidsnormen zoals ISO 27001 en SOC 2.
Stap 4: Organiseer je documenten op een logische manier
Een bestand kwijtraken is nooit leuk, vooral als het een belangrijk bestand van je bedrijf is. Zorg daarom voor een duidelijke structuur tijdens je dataroom voorbereiden. Maak aparte mappen voor contracten, financiële documenten en juridische bestanden. Geef de bestanden daarnaast ook herkenbare namen, en verwijder alle dubbele bestanden regelmatig. Des te beter je dit organiseert, des te minder fouten je kunt maken.
Stap 5: Test en blijf optimaliseren
Voordat je de digitale dataroom echt in gebruik neemt, is het slim om alles goed te testen. Vraag een paar collega’s of externe partners om te kijken of ze makkelijk de juiste bestanden kunnen vinden. Werkt alles soepel? Top! Werkt iets niet lekker? Pas dan de instellingen aan. Vergeet ook niet om je VDR regelmatig up-to-date te houden en gebruikersrechten te controleren. Zo blijft alles veilig en goed georganiseerd.
Veelgestelde vragen over het kiezen van een data room provider
Wil je graag software voor virtuele datarooms gebruiken, maar heb je nog vragen? Geen zorgen! We leggen de meest gestelde vragen over aanbieders van datarooms voor je uit.
Wat kost een dataroom?
Wat betreft de prijs zijn er vaak twee mogelijkheden: of je sluit een abonnement af of je betaalt per keer ( ‘pay-per-use’). Kies je voor een abonnement, dan betaal je elke maand een vast bedrag. Dit bedrag begint meestal rond de €99. Als je een groot bedrijf hebt, dan is de investering wat hoger. Maar de gevolgen van een datalek zijn natuurlijk nog veel groter. Werk je aan één los project, dan lijkt pay-per-use aantrekkelijk. Maar let op: die losse kosten kunnen snel oplopen, vooral als je onverwacht meer opslag of extra gebruikers nodig hebt. Wil je zeker weten waar je aan toe bent? Bekijk dan eens onze pagina wat kost een dataroom.
Hoe lang duurt het om een virtuele dataroom op te zetten?
Een virtuele datroom opzetten gaat sneller dan je denkt! In veel gevallen kun je binnen een paar uur al aan de slag. Vooral als je een dataroom kiest die makkelijk in gebruik is, hoef je geen expert te zijn om te beginnen. Mocht je extra beveiligingsopties nodig hebben, dan kan het een paar dagen duren voordat alles helemaal goed is ingesteld.
Is een VDR veiliger dan gewone cloudopslag?
Misschien gebruik je nu al Google Drive of Dropbox. Dat werkt prima voor gewone bestanden die je elke dag nodig hebt. Maar als je belangrijke documenten hebt, zoals contracten, financiële gegevens of informatie over je klanten, is dat niet ideaal. Daar heb je een virtuele dataroom voor nodig. Elk document wordt versleuteld van begin tot eind. Dat betekent dat je bestanden niet alleen beveiligd zijn tijdens het uploaden, maar ook als ze al in die dataroom staan. Dus zelfs als iemand zou proberen in te breken, krijgen ze niks te zien.
Kan ik een virtuele dataroom gratis uitproberen?
De meeste dataroom providers snappen dat je de software eerst zelf wilt ervaren. Bekende aanbieders zoals iDeals, Firmex en Onehub bieden daarom vaak een gratis proefperiode van 7 tot 14 dagen. Zo kun je alle functies van de virtuele dataroom software rustig testen. Dat helpt enorm om te bepalen of de software gebruiksvriendelijk is en of het de beste dataroom is voor jouw specifieke situatie. Dit is ideaal als je eerst wilt checken of een VDR handig is voor jou, zonder dat je meteen ergens aan vastzit. Dus voordat je een abonnement afsluit, eerst even de demo uittesten!
Wat zijn de beste VDR-providers in Nederland?
Dat hangt af van wat je nodig hebt. Werk je met grote, ingewikkelde deals? Dan zijn iDeals, Datasite en Intralinks goede keuzes. Wil je liever iets dat niet meteen de hoofdprijs kost en meer geschikt is voor een kleiner bedrijf? Dan zijn Digify en SecureDocs interessant. En als je in de vastgoed- of juridische sector zit, dan zijn Drooms en Ansarada populaire opties. Uiteindelijk is de beste manier om een VDR te kiezen gewoon zelf even een proefversie te testen en te kijken welke het fijnste werkt.
Klaar om jouw dataroom te beveiligen?
Vraag nu een gratis demo aan of neem contact met ons op.